E-mail

U kunt een mail sturen naar support@vitalhealthsoftware.com.

Telefoon

U kunt telefonisch contact opnemen via 0318 - 75 47 35.

Bereikbaarheid

Ma t/m vr 08.00 - 17.00 uur.

Hiervoor zijn twee varianten:

a. Een patiënt die nog nooit in het KIS gestaan heeft voor wat voor protocol dan ook is voor het KIS een nieuwe patiënt. Nieuwe patiënten kunt u toevoegen via Home --> Nieuwe patiënt. Met een OZIS koppeling hoeft u hierbij alleen maar het protocol te kiezen en de hoofdbehandelaar/BSN in te vullen. Vervolgens wordt alles automatisch het KIS binnengehaald. Heeft u geen OZIS? Dan moeten de patiëntgegevens handmatig worden gevuld.

b. Wilt u aan een reeds bekende patiënt in het KIS een protocol toevoegen of bijvoorbeeld wisselen van CVRM naar Diabetes, dan kunt u dat doen via de knop ‘Protocolbeheer’ vanuit de patiëntenlijst.. Hier kunt u alle protocollen excluderen en includeren. Deze knop is tevens beschikbaar vanuit het behandelplan van de patiënt.

 

Nee, medicatie zal altijd voorgeschreven worden vanuit het HIS. Via OZIS komt deze medicatie dan natuurlijk wel weer naar het KIS.

a. Om hier mee te kunnen beginnen moet dit wel geactiveerd zijn binnen de zorggroep. Kunt u onderstaande acties niet uitvoeren, neem dan contact op met uw zorggroep.

b. Ga hiervoor naar het betreffende protocol van de patiënt en klik aan de linkerkant op ‘Verwijzingen’. In het scherm wat wordt geopend kunt u zien welke verwijzingen er al open staan. Ook kunt u hier een verwijzing beëindigen.

c. Klik voor een nieuwe verwijzing op ‘Nieuw’. Selecteer het specialisme waar u naar wilt verwijzen (bijv. kaderarts, diëtist, fysiotherapeut, podotherapeut etc.)

d. Kies vervolgens de zorginstelling die binnen de keten is gecontracteerd en het zorgproduct. Ook kunt u hier vrije tekst in de vraagstelling kwijt. Voor de goede orde, hierin hoeven geen meetwaardes ingevuld te worden omdat dit automatisch mee gaat met het KIS naar de ketenpartner.

e. Als u op de knop ‘Verzenden’ klikt wordt de verwijzing verwerkt. Er worden dan twee acties uitgevoerd:

  • · Er komt via OZIS een melding in het journaal van het HIS.
  • · Er gaat een e-mail naar de betreffende ketenpartner met de melding dat er een verwijzing klaar staat in het KIS.

f. Na beantwoording of afsluiting van de verwijzing door ketenpartner worden de volgende acties uitgevoerd:

  • · Er komt een e-mail naar de praktijk met de melding dat er een bericht is voor een verwijzing. U kunt dan het KIS raadplegen.
  • · Via OZIS wordt er een bericht gestuurd naar het HIS met het inhoudelijke bericht.
  • · Via Home --> Praktijkberichten kunt u het bericht in het KIS lezen. Dit is een overkoepelende berichten-inbox waar alle berichten van alle patiënten te lezen zijn.

Als er ongelezen berichten zijn is de knop ‘Praktijkberichten’ rood gekleurd.

  • · Via het dossier van de patiënt kunt u via de knop ‘Ketenrapportage’ de berichten van de betreffende patiënt lezen. Als er ongelezen berichten zijn ziet u een rood envelopje.

Dit is eenvoudig op te lossen. De eerste vraag in het voetonderzoek is ‘Wilt u het voetonderzoek uitvoeren?’. Als u daar ‘nee’ aanklikt verdwijnt alle verplichting voor de verdere vragen in het voetonderzoek.

Dit veld wordt gebruikt om de patiënt in het KIS aan de juiste patiënt in de spirometriesoftware te koppelen. Iedere patiënt heeft in de spirometriesoftware zijn eigen unieke nummer. Sommige praktijken gebruiken hiervoor het BSN, HIS-nummer of de geboortedatum; dan kan dat nummer in dit veld ingevuld worden. Dit moet eenmalig per patiënt gedaan worden.

De consequentie hiervan is dat het betreffende tabblad niet wordt opgeslagen. Dus stel dat u alle velden in de anamnese hebt ingevuld behalve het verplichte veld ‘roken’. Dan worden alle vragen van de anamnese niet opgeslagen. Andere tabbladen worden dan wel opgeslagen, mits correct gevuld.

Dat kan via Home --> Indicator rapporten. U kunt hier een nieuwe rapportage maken. Klik op ‘Nieuw’. Stel de betreffende gegevens in en klik op ‘Start rapport’. Het maken van het rapport wordt gestart. Zodra het rapport de status ‘Gereed’ heeft kunt u de rapportage openen via het paperclipje.

De kleur van de bolletjes geeft de urgentie volgens de standaard aan. Rood = urgent, Oranje = aanbevolen en Groen = Prima. Dat betekent dus ook dat wanneer een bepaalde actie urgent is deze dat altijd zal blijven, ook wanneer een actie op ‘In behandeling’ wordt gezet. Wel zal er dan in het vakje naast het bolletje een kruisje (afgekeurd) of een zandloper (in behandeling) getoond worden. Hiermee kunt u eenvoudig zien wat er met deze actie is gedaan. Ons advies is om in ieder geval een actie in behandeling te nemen of af te keuren. Dan is het duidelijk welke acties er nog open staan.

Hierbij een aantal mogelijke foutmeldingen met de daarbij behorende oplossingsrichtingen:

a. Geen antwoordbericht ontvangen: Het HIS heeft binnen de gestelde tijd geen dossier ontvangen vanuit het HIS. Dit wordt meestal veroorzaakt door een niet werkende OZISkoppeling op dat moment. U kunt het nog eens proberen of contact opnemen met de VitalHealth Supportdesk.

b. Patiëntnummer komt lokaal niet meer voor: Controleer in het HIS of de patiënt op vervallen staat en activeer deze zo nodig.

c. Patiënt SSN is not filled: Dit betekent dat het BSN nummer niet door het HIS wordt aangeleverd. De meest waarschijnlijke oorzaak is dat de WID validatie in het HIS niet is uitgevoerd. Dit is nodig voor een goed werkende OZIS koppeling.

d. Geen autorisatie voor bevragend zorgverlener: Controleer of aan de patiënt in het KIS dezelfde hoofdbehandelaar is gekoppeld als in het HIS. Zo nee, pas dit aan en probeer het opnieuw.

Hiervoor zijn meerdere oplossingsmogelijkheden:

a. Heeft u in de controle op het tabblad ‘Voorlichting en Behandelplan’ op ‘Afsluiten’ gedrukt? Alleen bij het gebruik van de knop ‘Afsluiten’ worden de gegevens direct naar het HIS gestuurd. Als u dat nog niet direct wilt gebeurt dit ’s avonds automatisch.

b. Het journaal in het HIS moet worden ververst om de laatst bekende gegevens te tonen. Dit is per HIS anders, maar meestal is de oplossing om het journaal te sluiten en opnieuw te openen.

c. Om diverse redenen kan de OZIS-koppeling niet werken. U kunt dit controleren via Home -

-> OZIS --> Foutieve berichten. Hier staan de berichten die niet van het KIS naar het HIS verzonden konden worden. Via de knop ‘Bericht opnieuw verzenden’ kunt u alsnog proberen om het bericht te verzenden. Via de knop ‘Toon log’ kunt u de reden zien waarom het bericht niet verzonden is.

Nee, alleen de voor een specifiek ziektebeeld relevante informatie zoals gedefinieerd door de OZIS standaard. Dit is de enige informatie die uit het HIS gehaald wordt. Deze standaard is hier beschreven: http://www.ozis.nl/uploads/Inhoud%20OZIS-ketenzorgberichten%20definitief%201.1.pdf

>privacy

Dat is alleen mogelijk als voor deze patienten de toestemmingsverklaring in het KIS op “Ja” staat, daarnaast moet er sprake zijn van een actieve verwijzing. Zonder verwijzing en toestemming van de patient kan de ketenpartner geen informatie inzien van een patient.

>privacy

Er is per type ketenparner en per zorgprogramma op zorggroep niveau een afweging gemaakt m.b.t. de informatie die een ketenpartner kan inzien, dit is voor alle ketenpartners en praktijken hetzelfde. 

>privacy

VitalHealth Software maakt gebruik van computers in een beveiligde data bunker in Nederland.  De computers worden geleverd door een bedrijf dat voldoet aan de wettelijke eisen en normen m.b.t. de beveiliging van gegevens.

>privacy

 

In dit document staat welke informatie de ketenpartner in het KIS kan zien.

 

De zorggroep heeft een rapportage verplichting naar de verzekeraars, daarnaast heeft de zorggroep inzage in de gegevens van een patient, echter deze informatie is niet te herleiden tot een individuele patiënt.

 

>privacy

Patiëntenfolder

In de bijlage staat een informatiebrief voor patiënten over het gebruik van KIS, met name informatie over het digitaal opslaan van patiëntgegevens en het uitwisselen van deze gegevens met andere eerste lijns zorgverleners.

Patiëntenfolder

Overal waar er een Internet verbinding en browser* beschikbaar is kan er in het KIS ingelogd worden. We adviseren echter om in het HIS de zogenaamde SSO koppeling te gaan gebruiken, hiermee kan eenvoudig vanuit het HIS het KIS gestart worden. In alle gevallen wordt er gebruik gemaakt van een beveiligde verbinding tussen de werkplek en de computers waar het KIS op staat.

 

*mits dit een browser is die door het KIS wordt ondersteund

>privacy

Ja, ga hiervoor naar het loginscherm van het VitalHealth KIS, vul hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in en zet het vinkje ‘Wijzig wachtwoord’ aan.

Let op: Als u gebruik maakt van de Single Sign On (SSO) koppeling vanuit uw HIS moet het wachtwoord ook gewijzigd worden in uw HIS. Raadpleeg hiervoor de handleiding om de SSOkoppeling in te stellen.

De werkinstructie om te beginnen met het KIS staat in de map bij handige documenten

Voor deze vergelijking staat een "vergelijkingsschema patïenten in het KIS-HIS" bij de handige documenten.

a. Excel uidraai maken van de ketenzorg patiënten in het HIS op BSN nummer

b. Excel uitdraai maken van de ketenzorg patiënten in het KIS op BSN nummer.

c. Beide lijstjes van BSN nummers plakken in bijgaande BSN checker. BSN checker

 

Mocht in het KIS het openen van een rapportage, bijv. indicatoren rapportage of het opstarten van de spirometer niet lukken, kan het liggen aan de Internet Browser.

Werk je nu in “Internet Explorer” probeer dan eens in een andere browser, bijv. Mozilla Firefox of Google Chrome

Voor een handzaam overzicht van de vernieuwde functionaliteiten en vormgeving bieden wij u een preview-document HA/POH. Dit document biedt een handzame handleiding waardoor u snel aan de slag kunt

Patiënten met controle beleid geen programmatische zorg kunnen in het KIS blijven staan. Zij hoeven niet te worden verwijderd.

Met name berichten m.b.t. tot verwijzingen, zoals het bericht dat een ketenpartner een consult registratie heeft toegevoegd, of als een verwijzing is afgesloten.

Alle gebruikers in de huisartsenpraktijk zullen via een mail hierover geïnformeerd worden.  Een consult registratie door een ketenpartner zal tevens teruggekoppeld worden naar het HIS in de SOEP regels

Op praktijkniveau (van een ketenpartner) is een algemeen e-mailadres ingesteld, naar dit e-mailadres zal een notificatie gestuurd worden. Dit e-mailadres kan aangepast worden.

Dit is afhankelijk van de werkafspraken met de ketenpartner. Voor informeel contact leent een bericht zich goed, voor meer formeel contact, wordt aangeraden een consult registratie te gebruiken.

Op het moment dat een patiënt geëxcludeerdwordt uit het KIS, dan krijgen alle ketenpartners waarnaar de patiënt in het verleden is verwezen, een praktijkbericht dat de patiënt is geëxcludeerd.

De ketenpartner moet de patiënt benaderen voor het annuleren van de afspraak, of melden dat de afspraak niet meer in de basiszorg valt maar van het eigen risico van de patiënt af gaat.

 

Indien u een nieuwe ketenzorg patiënt in de praktijk krijgt, kan het KIS dossier worden overgezet. Daarmee gaan de reeds ingevoerde gegevens door de oude praktijk niet verloren. In bijgaand stappenplan leest u, hoe u de aanvraag voor de dossier verhuizing bij het KIS kan doen.

Stappenplan

© 2018 Webdesign Bureau De Webmakers